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浙江省电子商务促进会办公场地管理制度

发布时间:2020-11-02 07:24

为创造一个整洁有序的办公环境,树立促进会良好形象,增强员工对单位的责任感和归属感,推进日常工作规范化、秩序化,特制定制度。

 

第一章 总则

第一条 适用范围:

1)本制度适用于促进会整体办公环境的卫生和场地使用管理

2)凡在促进会办公、借(使)用场地所有人员应遵守本制度。

 

第二章 环境卫生管理

第二条 公共区域包括员工办公场所仓库、各会议室、前厅、路演厅、茶水间、贵宾室、公共走廊等。每天由人员轮流清扫(仓库安排专人负责)。

第三条 公共区域卫生标准:

1)保持公共区域的环境卫生,不随地吐痰、不乱扔垃圾、不乱堆乱放、不乱贴乱画

2)地面无明显果壳纸屑、大片树叶等杂物;前厅、会议室、茶水间的桌(台)面无灰尘无油污水渍无饭粒菜渣

3)会议、活动结束后,及时将桌椅归位,收拾会场保持会场原有的状态 

4)做好防火防盗,下班关好门、窗,切断电源;

5)绿植每周定期浇水,由专人负责联系对接。

第四条 个人区域包括领导办公室、个人办公桌及周围区域。每天自行清扫(领导办公室安排专人负责)。

第五条 个人区域卫生标准:

1)每位员工办公桌面应保持整洁,物品摆放整齐、无杂物;

2)员工离开办公桌,长期不使用电脑设备时,应锁定并关闭显示屏,做到节约用电;

3)员工下班离岗应将座椅摆放整齐、及时清倒垃圾。

第六条 办公室根据促进会现状及人员配备,制定卫生值日表,按值日表的顺序循环,形成制度。遇员工变动等,以及时更新的值日表为准。

第七条 值日人员职责:

1)早上上班前,将全部地面清扫一遍;所有桌台面(包括前厅小圆桌、各会议室会议桌、茶水间台面)都擦拭一遍、座椅摆放整齐;

2)晚上下班时,再次对公共区域环境卫生进行规整,确保办公环境整洁、有序

第八条 若当天值日人员因事不能完成值日工作,应主动找其他同事协商,或提前向办公室报备。

第三章 会议室使用管理

第九条 会议室包括圆桌会议室、茶室、小会议室、党建活动室、路演厅、贵宾室。

第十条 为避免会议发生冲突,会议室使用遵循“先登记先使用,先紧急后一般、先全局后部门”的原则;各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室,经上报领导批准后立即开启会议室先行使用,事后补办有关登记。

第十一条 部门应在所预约时间提前到达会议室,做好会前准备工作。若长时间未到或临时取消会议,则会议室使用权由办公室另作安排,如再需使用,需重新预约申请。

第十二条 部门应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。若下一时间段已安排其他部门使用,超时部门必须离开会议室,终止使用该会议室。

第十三条 会议期间,会议室的卫生、照明、空调等设备的使用及所有会务工作均由使用部门负责。如需其他部门协办配合,请提前与办公室联系。

第十四条 会议结束后,使用部门负责清理卫生,包括关闭设备,收纳物品,椅子归位,切断电源,清洗茶杯等。

第十五条 未经允许,任何部门与个人不得擅自使用会议室、挪用会议室设备和物品。若要借用会议室内物品,需申请批准。借用完毕后,需及时归还。

 

第四章 监督与奖罚

第十六条 办公室负责日常卫生情况、会议室使用情况的检查验收,验收不合格,办公室有权督促值日人员、会议室使用部门重新清扫、整理,直至验收合格为止。

第十七条 本制度执行到位的部门和员工要表扬检查结果与月度考核、年终奖等挂钩

第十八条 违反本制度规定者,由办公室责令其纠正违规行为,采取整改措施,并可视情节严重程度给予经济处罚

 

 附则

第十 本制度自2019年5月1日施行,促进会秘书处办公室负责解释。

二十 附本制度相关附件。

附件:1、卫生值日表

2、会议室使用申请表


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